Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, ob privat oder beruflich, wollen Sie natürlich, dass alles gut läuft und dass die Feierlichkeiten in der Erinnerung der Gäste bleiben.
Hier ist ein “Reminder”, der die wesentlichen Schritte für die erfolgreiche Organisation einer Veranstaltung darstellt.
FÜR PRIVATE VERANSTALTUNGEN
Datum und Budget
Die Wahl eines strategischen Datums ist entscheidend. Informieren Sie sich über Feiertage und nahe gelegene oder konkurrierende Veranstaltungen.
Die Erstellung eines genauen Budgets erspart Ihnen einige Enttäuschungen.
Thema
PEin originelles Thema vorzuschlagen, kann sehr viel Spaß machen.
DDie Straffung der Gästeliste ist manchmal eine knifflige Übung, aber sie ist notwendig.
Standort, Infrastruktur und Einladungskarte
Reservieren Sie einen Gemeinschaftssaal, eine private Kabine oder die Erfrischungsbar eines örtlichen Unternehmens. Seien Sie vorsichtig, diese Orte sind im Allgemeinen sehr beliebt, Sie müssen sie lange im Voraus buchen!
Mieten Sie ein Zelt, eine provisorische Kantine oder einen Stellplatz.
Erstellen Sie eine Einladungskarte, ohne Datum und Uhrzeit, genaue Adresse, Lageplan, Parkplätze und Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Kontaktdaten und Anmeldeschluss wegzulassen.
Benennen Sie einen Fotografen, der die besten Momente der Party verewigt.
Getränke und Mahlzeiten
Wählen Sie einen Caterer aus, oder vertrauen Sie Ihren Freunden und Ihrer Familie, dass sie gutes Essen zubereiten!
Entscheiden Sie sich für ein Mahlzeitenmodell: Menüs am Tisch, Selbstbedienungsbuffet, Aperitif oder kleine Agape. Aufmerksamkeit für Menschen, die über ihre Ernährung besorgt sind: Allergien, Vegetarismus, usw…
Wählen Sie die Getränke, mit und ohne Alkohol, ohne zu vergessen, sie vor der Veranstaltung zu probieren.
Besorgen Sie bei Bedarf einen Grill, einen Kühlschrank oder Küchenutensilien.
Mieten Sie eine ESPERANZA-Kaffeemaschine und das komplette Verbrauchsmaterial.
Stellen Sie bei Bedarf Küchen- und Servicehelfer ein.
Haushalterschaft
Tische und Stühle, Tischtücher und Servietten – aus Papier oder Stoff, je nach Ihren Anforderungen und dem Inhalt der Veranstaltung.
Auch die Auswahl des Geschirrs ist wichtig: Teller, Besteck, Gläser oder Tassen, Becher und Serviergeschirr sind eine unverzichtbare Grundlage.
Reinigungsmittel, Bürsten und Küchentücher erleichtern die Reinigung.
SNicht zu vergessen das Abfallmanagement und die selektive Sortierung.
Extras
Eine sorgfältige Dekoration macht immer einen guten Eindruck: Blumen und Kerzen tragen zur Aufhellung der Atmosphäre bei.
Ton und Beleuchtung müssen mit Sorgfalt installiert werden: Achten Sie auf die maximale Stromstärke.
Probieren Sie einen Zeremonienmeister, ein Orchester und einen DJ aus, um eine angemessene musikalische Atmosphäre zu gewährleisten.
Definieren Sie Brettspiele, Sketch- oder tombolaartige Animationen oder Audio-Video-Projektionen, um den Rhythmus des Abends festzulegen und die Gäste zu unterhalten.
Stellen Sie gegebenenfalls ein Sparschwein, einen Hut oder eine Kasse zur Verfügung.
FÜR GROßVERANSTALTUNGEN
Bestimmen Sie ein Organisationskomitee und seine Amtsträger: Präsident, Sekretär, Schatzmeister, Sponsoring, Infrastruktur, Verwaltung und Sicherheit.
Entwickeln Sie ein einfaches Organigramm, eine Tabelle mit Aufgaben und genauen Spezifikationen.
Bitte um Erlaubnis für Veranstaltungen außerhalb des privaten Sektors. Wenden Sie sich an die verschiedenen betroffenen Dienststellen: Gemeindeamt, Verlagsdienst, lokale Polizei usw.
Wir hoffen, dass Sie diese Checkliste nützlich finden. Und vergessen Sie nicht, Spaß zu haben!
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